Et enkelt klik på “Share Screen” kan gøre forskellen mellem et produktivt onlinemøde og en potentiel datalækage. Med hybrid- og hjemmearbejde som ny hverdag er Zoom blevet lige så naturligt som mødelokalet – men risikoen for at vise det forkerte vindue eller lukke uvedkommende ind i samtalen er større end nogensinde.

På Erhvervsfilosofi Online – Klar tænkning. Bedre forretning. tror vi på, at god forretning begynder med skarpe beslutninger – også når det gælder digitale værktøjer. Derfor guider vi dig her igennem 5 konkrete trin til sikker skærmdeling i Zoom. Trinene er hurtige at implementere, men effekten er langvarig: mindre stress, færre fejl og højere tillid hos kunder og kolleger.

Er du klar til at låse dine indstillinger, præsentere uden bekymring og afslutte mødet med ro i maven? Så læs med, og gør sikker skærmdeling til en fast del af virksomhedens digitale etikette.

Trin 1: Lås grundindstillingerne – konto- og mødesikkerhed i Zoom

De fleste sikkerhedsbrud i videomøder skyldes sløje standardindstillinger. Start derfor med at låse grundindstillingerne, så selv den travle kollega ikke uforvarende åbner bagdøren til fortrolige data.

Konto- og brugerniveau: Byg et sikkert fundament

  1. Aktivér 2-faktor-login (2FA)
    Hvordan: Admin-konsol → Advanced → Security → Sign-in Methods → slå 2FA til for alle brugere.
    Hvorfor: Beskytter mod stjålne adgangskoder og phishing.
  2. Kræv opdateret Zoom-klient
    Sæt politik for “Minimum Client Version” og slå automatisk opdatering til – forældede klienter mangler ofte de nyeste krypterings-patches.
  3. Fælles politikker på tværs af virksomheden
    Dokumentér i it-håndbogen, at:
    • Personligt Meeting ID (PMI) bruges aldrig til eksterne møder.
    • Kun virksomheds-e-mail domæner kan oprette nye Zoom-brugere.
    • Alle møder skal følge skabelonerne nedenfor.

Mødeindstillinger: Kun inviterede kommer ind

Indstilling Anbefalet værdi Effekt
Ventelokale Tændt (default) Værten kontrollerer, hvem der lukkes ind.
Adgangskode Påkrævet Forhindrer gætbare møde-ID angreb.
Join before host Deaktiveret Deltagere kan ikke snage før værten ankommer.
Skærmdeling Kun værten Reducerer risikoen for utilsigtet deling og “Zoom-bombing”.
Deltager-annotering Deaktiveret Forhindrer graffiti på slides og whiteboards.

Standardisering: Mødeskabeloner sparer tid – og fejl

  1. Opret en “Intern møde”-skabelon og en “Ekstern møde”-skabelon med ovenstående indstillinger.
  2. På “Schedule”-siden vælger brugeren blot skabelonen; ingen manuelle flueben.
  3. Revider skabelonerne kvartalsvist, fx når Zoom lancerer nye sikkerhedsmuligheder.

Når disse basale håndtag er sat én gang centralt, bliver hver Zoom-invitation automatisk mere robust. Det betyder færre datasikkerheds-bekymringer – og mere fokus på selve mødet.

Trin 2: Planlæg og inviter uden at lække

Den bedste skærmdeling starter allerede, før du klikker på “Start meeting”. Når mødet planlægges og invitationerne sendes ud, lægges fundamentet for, om oplysninger slipper ud eller bliver, hvor de hører hjemme.

  1. Opret et nyt møde – undgå Personal Meeting ID (PMI)
    Dit PMI svarer til et personligt telefonnummer: Deler du det bredt, kan hvem som helst ringe ind igen og igen. Planlæg derfor hvert møde med et unikt møde-ID og unik adgangskode. Zoom gør det til et enkelt klik i mødeplanlæggeren.
  2. Sæt adgangsbarrierer fra start
    • Adgangskode: Gør den svær at gætte – undgå firmanavn + årstal. Lad Zoom indlejre koden i linket, så gæster ikke skriver den manuelt (færre tastefejl, samme sikkerhed).
    • Ventelokale: Aktiveres som standard og giver værten tid til at tjekke deltagere, før de lukkes ind.
    • Registrering eller domæne-begrænsning: For særligt følsomme møder kan du kræve, at deltagere logger ind med firma-e-mail eller udfylder en registreringsformular. Det giver et klart deltager-log og et ekstra lag verificering.
  3. Send invitationen igennem sikre kanaler
    Kanal Anbefaling
    Firmamail / kalender Foretrukket. Understøtter rettighedsstyring og automatisk opdatering, hvis link ændres.
    Chatplatform (Teams, Slack) OK til interne møder, hvis kanalen er lukket for eksterne.
    SMS / WhatsApp Kun efter behov. Krypteret, men svært at styre videresending.
    Offentlige fora, sociale medier Aldrig. Link & adgangskode kan blive opsnappet af bots eller uvedkommende.
  4. Udpeg co-hosts og rollér dem tidligt
    Co-hosts kan lukke deltagere ind, aktivere ventelokale eller slå skærmdeling til/fra, mens du taler. Vælg personer, der kender indholdet og virksomhedens politikker, og tilføj dem som co-hosts allerede i planlægningsfasen.
  5. Afklar delingsmateriale på forhånd
    • Lav en hurtig tjekliste: Hvilke filer, faner eller præsentationer må vises?
    • Marker følsomme filer “INTERNT” eller gem dem i en separat mappe, som ikke åbnes under mødet.
    • Beslut, om eksterne deltagere må gemme eller få tilsendt kopier efterfølgende.
  6. Sæt forventningerne i agendaen
    Agendaen er ikke kun et program – den er også en mini-politik:
    • Angiv, at mødet kan indeholde fortrolige oplysninger og følger virksomhedens sikkerhedspolitik.
    • Notér, hvis optagelse er (eller ikke er) tilladt.
    • Tilføj en linje om, at alle spørgsmål om deling af materiale rettes til værten før mødet.

Når disse trin er på plads, reducerer du risikoen for “Zoombombing”, forvekslinger og lækager – og skaber samtidig ro til at fokusere på indholdet i selve mødet.

Trin 3: Forbered din enhed og dit materiale

Din forberedelse afgør, om skærmdelingen bliver en professionel succes – eller et utilsigtet datalæk. Brug denne tjekliste som fast ritual før hvert møde:

  1. Ryd skrivebordet – fysisk og digitalt
    Fjern filer, screenshots og private mapper fra dit Windows- eller macOS-skrivebord, så deltagerne ikke får indblik i andet end det planlagte materiale. Skift evt. til en neutral baggrund uden firmalogo eller sommerferiebilleder.
  2. Luk alt, der ikke er relevant
    Afslut mailklient, chat-apps, CRM-systemer og andre programmer med følsomme data. På mobil: slå multitasking fra og lås skærmen, så notifikationer ikke “popper” ind, hvis du spejler via AirPlay/HDMI.
  3. Aktivér forstyr-ikke (Do Not Disturb)

    Platform Genvej Husk
    Windows 10/11 Win + N → Fokusassistance Vælg “Alene alarmer”
    macOS Fn + ⌥ + ⌘ + H eller Kontrolcenter Sæt tidsbegrænsning, så DND slår fra efter mødet
    iOS / Android Flytilstand eller “Fokustilstand” Slå lyde og bannere fra, hvis du deler via mobil
  4. Åbn kun det nødvendige – og gør det rent
    • Brug en dedikeret browser-profil eller inkognito-vindue uden gemte adgangskoder og autofuldfyldte felter.
    • Overvej en virtuel desktop (Windows + Ctrl + D / Mission Control på Mac) til selve skærmdelingen, så alt andet er isoleret.
  5. Forbered dokumenterne
    • Rediger eller slør persondata, priser eller klientnavne (f.eks. via Excel “Vis → Skjul kolonner” eller PowerPoint “Billede & markér → Sløring”).
    • Lav en neutral version af filen – gem den som _Share eller _Demo, så du aldrig forveksler den med originalen.
  6. Test delingen, før deltagerne logger på
    Start et tomt Zoom-møde, del de planlagte vinduer, og gennemgå:
    – Er skriften læsbar?
    – Er der utilsigtede faner eller bogmærker synlige?
    – Virker systemlyd, hvis du skal dele video?
    Justér, indtil alt ser ud, som deltagerne skal opleve det.

Når denne liste sidder på rygraden, reducerer du risikoen for pinlige øjeblikke og databrud markant – og deltagerne kan fokusere på indholdet i stedet for dine pop-ups og faner.

Trin 4: Del med mindst mulig eksponering under mødet

Under selve mødet er hovedreglen, at du viser så lidt som muligt – præcis det, deltagerne behøver, og intet mere. Brug nedenstående minitjekliste hver gang du går i luften:

  1. Vælg ét vindue ad gangen
    Klik Share Screen → Window og marker det specifikke program (fx PowerPoint eller browser-fanen). På den måde kan ingen se dit skrivebord, dine mapper eller nye mails, der popper op.
    • Hvis du kun skal vise et udsnit, vælg Advanced → Portion of Screen og træk den grønne ramme til det relevante område.
    • Kontrollér løbende, at den grønne ramme stadig omslutter det rigtige – især efter du har flyttet eller maksimeret vinduet.
  2. Skift visning med “Pause Share” og “New Share”
    Skal du hoppe fra slides til regneark? Tryk Alt + T (Win) eller Shift + ⌘ + T (Mac) for at Pause Share, åbn det nye vindue lokalt, og vælg dernæst New Share. Deltagerne ser kun et frossent billede, mens du gør klar.
  3. Deaktiver interaktive funktioner som udgangspunkt

    Funktion Når du bør slå den til
    Annotering Kun ved whiteboard-arbejde eller fælles review, hvor alle skal kunne markere.
    Fjernstyring Når en deltager skal demonstrere software eller fejlfinde hos dig.

    Ellers risikerer du uønskede tegninger, utilsigtet klik eller bevidst sabotage.

  4. Del systemlyd med omtanke
    Slå Share sound til først, når du skal vise en video eller demo, hvor lyden er nødvendig. Slå den fra igen bagefter for at undgå ekko eller fortrolige notifikationer fra andre apps.
  5. Lås mødet, når alle er inde
    Brug sikkerhedsikonet i værktøjslinjen → Lock Meeting. Så kan ingen uautoriserede hoppe ind midt under præsentationen og optage eller afbryde skærmdelingen.

Med disse enkle greb minimerer du din digitale “angribsflade” under skærmdelingen og bevarer kontrollen over, hvad der bliver vist – og hvem der ser det.

Trin 5: Afslut og efterbehandl sikkert

En sikker skærmdeling slutter ikke i samme øjeblik, du siger farvel. Når præsentationen er ovre, er der fem kritiske skridt, der skal til for at lukke mødet ansvarligt – og sikre, at følsomme data ikke hænger og blafrer på nettet bagefter.

  1. Afslut delingen, før du skifter vindue
    Klik Stop Share, inden du åbner e-mails eller interne dokumenter. Zoom viser fortsat det sidst delte vindue, indtil du stopper delingen, så ét uforsigtigt klik kan udstille fortrolige filer.
  2. Luk mødet for alle
    Vælg “End Meeting for All”, når sidste punkt er krydset af. Dermed undgår du, at deltagere bliver hængende i et åbent rum, hvor de kan chatte eller downloade filer uden opsyn.
  3. Håndter optagelser med samme fortrolighed som regnskaber
    • Adgangsstyring: Læg videoen i et lukket system (SharePoint, OneDrive m.m.) med NTK-princip. Del kun med dem, der reelt har brug for materialet.
    • Kryptering: Slå Zooms “Require encryption for third-party storage” til, eller krypter filen manuelt før upload.
    • Rettighedsstyring (DRM): Begræns download og videre­deling, så kolleger ikke ukritisk kan sende videoen rundt.
    • Slettepolitik: Fastlæg retention-periode (fx 30 eller 90 dage) og dokumentér sletningen for at overholde GDPR’s “storage limitation”.
  4. Ryd op lokalt
    Tjek mappen Documents/Zoom (eller tilsvarende) og fjern midlertidige optagelser, screenshots og chat-filer. Tøm også systemets midlertidige mappe (%temp% / /tmp) og browsercachen, hvis du delte online-dokumenter.
  5. Overfør viden til næste møde
    1. Notér hændelser eller “næsten-uheld” i teamets logbog.
    2. Opdater den fælles tjekliste – har I brug for nye standardindstillinger eller en kort træningsvideo til kolleger?
    3. Del et lesson learned på Slack/Teams, så sikker skærmdeling forankres som fast praksis.

Eksempel på simpel slettepolitik

Filtype Placering Maks. opbevaring Ansvarlig
Zoom-optagelse (video) OneDrive – “Møder” 30 dage Mødeleder
Chat-log Teams kanal – “Referater” 14 dage Referent
Midlertidige lokale filer PC’s Zoom-mappe Øjeblikkelig sletning Den enkelte bruger

Når disse trin sidder på rygraden, bliver sikker skærmdeling ikke en ekstra byrde – men en naturlig afslutning på hvert eneste Zoom-møde.

By På arbejdspladsen