Føles din SharePoint eller Google Drive som et digitalt pulterkammer? Du leder efter budget_​​endelig_final2_revsion_SannesKopi.xls, men støder kun på 17 varianter af samme dokument – i hver sin mappe. Tiden tikker, frustrationerne stiger, og risikoen for, at den forkerte version ryger til kunden, lurer hele tiden.

Ustrukturerede filnavne er ikke bare irriterende; de koster produktivitet, forringer samarbejdet og sætter compliance på spil. Heldigvis behøver det ikke være sådan. Med blot to håndfulde klare regler kan du forvandle kaos til orden – uanset om din organisation sværger til Microsoft 365, Google Workspace eller en blanding af begge.

I denne artikel præsenterer vi 12 praktiske navngivningsregler, der er testet i virkelige virksomheder og tager højde for de tekniske særheder i både SharePoint og Drive. Fra projektkoder og ISO-datoer til GDPR-sikkerhed og automatiseret omdøbning: Vi guider dig skridt for skridt, så dine filer altid er til at finde – og turde sende.

Træk vejret dybt, stram slipset (eller hættetrøjen), og gør dig klar til at spare timer hver uge. Klar tænkning. Bedre forretning. Velkommen til Erhvervsfilosofi Online.

Særlige forhold i SharePoint vs. Google Drive

Når du skal designe en navngivningspolitik, der skal virke både i Microsoft 365 (SharePoint/OneDrive for Business) og i Google Workspace (Drive), er det afgørende at kende de tekniske rammer. Ellers risikerer du, at medarbejderne får synk-fejl, brudte links eller filer, der slet ikke kan uploades.

1. Ulovlige tegn og længdebegrænsninger

Begrænsning SharePoint / OneDrive Google Drive
Ulovlige tegn " * : < > ? \ / |
(talmærker # og % er nu tilladt)		 / \ (kun skråstreg og backslash er forbudt)
Maks. tegn i filnavn ~ 400 tegn i fuld URL (server+sti+fil)
Windows-klienter: 259 tegn i filnavn + sti		 255 tegn i selve filnavnet – sti næsten ubegrænset
Følsomhed for store/små bogstaver Ikke-følsom (Report.docx = report.docx) Følsom (Report.docx ≠ report.docx)

Opsummering: Hvis du undgår mellemrum, specialtegn og holder dig under ca. 80 tegn, vil dine filer fungere problemfrit begge steder og i Windows/Mac-synk-klienterne.

2. Mappe- og stistruktur

  • SharePoint: Hver Dokumentbibliotek er en selvstændig web-adresse. For dybe mapper stiger URL-længden hurtigt, og brugerne ender med 404-fejl eller synk-konflikter.
  • Google Drive: Stinavnet fylder mindre i linket, fordi Google bruger interne ID’er. Du kan derfor opbygge flere mapper uden at ramme en hård grænse – men husk, at Windows’ 259-tegns-sti stadig gælder, når du kører Drive for Desktop.
  • Anbefaling: Hold dig til max 3-4 mappeniveauer og flyt ekstra kontekst op i selve filnavnet (jf. regler 1-6). Derved eliminerer du stibaserede begrænsninger helt.

3. Versionshistorik og delte links

  1. Versionshistorik
    Begge platforme gemmer versioner automatisk. Lad derfor ikke brugerne sætte _final i filnavnet – brug v01, v02 osv. og lad systemet håndtere snapshots.
  2. Vedvarende links
    Google Drive-links er baseret på fil-ID og overlever omdøbning og flytning. SharePoint-links bryder derimod, hvis du flytter filen til et andet dokumentbibliotek eller site. Konsekvent navngivning hjælper kolleger med at søge filen frem, selv hvis linket dør.

4. Faldgruber i synk-klienterne (windows/mac)

  • Path-længde: OneDrive stopper synk, hvis stien > 259 tegn; Drive for Desktop synk’er, men filen kan ikke åbnes i ældre apps.
  • Tidsstempler: Mac ↔ Windows kan ændre sorteringsrækkefølgen, hvis filnavne starter med dato. Brug ISO-format (YYYY-MM-DD) for konsekvent sortering.
  • Konflikter: To brugere kan gemme lokal kopi med forskellig vers. De ender som Brugers konfliktversion (OneDrive) eller conflicted copy (Drive). En stram filnavnestruktur reducerer risikoen, fordi folk hurtigere opdager, at de arbejder i samme dokument.

5. Hvad virker på tværs?

Følgende regler er “lowest common denominator” og udgør fundamentet for resten af artiklen:

  1. Brug kun a-z, 0-9, bindestreg (-) og underscore (_).
  2. Maks. 80 tegn i filnavnet og under 200 tegn i fuld sti.
  3. Fast rækkefølge i navnet: [Projektkode]_[Emne]_[YYYY-MM-DD]_v01_[Sprog].
  4. Undgå persondata og følsomme oplysninger i filnavnet.
  5. Undlad mellemrum – de bliver til %20 i links og ser rodet ud.
  6. Brug ental og ordlistegodkendte forkortelser (Contract ikke Contracts; PRJ for “Projekt”).

Med disse principper eliminerer du 95 % af de kendte fejl og gør det meget nemmere at migrere filer mellem SharePoint og Google Drive, hvis organisationen skifter platform i fremtiden.

Regler 1–6: Struktur og kontekst i filnavne

Det vigtigste formål med de første seks regler er at give ethvert dokument en entydig identitet og den nødvendige kontekst, så filer kan findes, forstås og genbruges uden at skulle åbne dem først. Når reglerne kombineres konsekvent, bliver filnavnet en mini-metadata-streng, der virker på tværs af både SharePoint og Google Drive.

  1. Område-/projektkode
    Start altid med en kort præfiks, der fortæller hvor filen hører til. Koden kan være et afdelings-tag (MKT, HR, FIN) eller et konkret projekt-ID (PRJ123, EVT24). Den giver øjeblikkelig gruppering i lange fillister og forhindrer navnekollisioner.
    Eksempler: MKT_, IT_, PRJ456_
  2. Emne eller artefakttype
    Næste felt beskriver hvad filen er: budget, kontrakt, kampagnebrief, rapport, mv. Brug ental (”kontrakt”, ikke ”kontrakter”) og en intern ordliste for at undgå stave- og flertalsvarianter.
    Eksempler: Kontrakt, Brief, ROI-beregning
  3. Modtager/klient/part
    Angiv den vigtigste eksterne eller interne modtager – ofte kundenavn eller partner. Det gør filen meningsfuld, hvis den senere kommer i en generel “Delte dokumenter”-mappe.
    Eksempler: ACME, RegionMidt, Deloitte
  4. Dato i ISO-format (YYYY-MM-DD)
    ISO 8601 sorterer korrekt alfabetisk, uanset sprog- og landsindstillinger. Undgå bløde datoer som “maj 24”, der bryder sorteringen og skaber tvivl om dag/måned.
    Eksempel: 2026-02-10
  5. Versionsnummer
    Brug altid eksplcit versionering i filnavnet, selv om SharePoint/Drive har versionshistorik – for at sikre tydelighed uden for platformen (ved sendt mail, download, eksport).
    • Enkelt ciffer: v01, v02 … for lineære dokumenter.
    • Semantisk: v1.0, v1.1 … hvis I har behov for minor-udgaver.
    Aldrig ”final”, ”nyeste” eller ”copy”.
    Eksempel: v03
  6. Sprogkode (valgfrit, men konsistent)
    Angiv 2-bogstavs ISO-639-1 kode, når filen findes i flere sprogvarianter. Udelad feltet, hvis alt materiale kun findes på ét sprog.
    Eksempler: da, en, sv

Sådan ser det ud i praksis:

MKT_Brief_ACME_2026-02-10_v02_da.docx
Segment Indhold Forklaring
MKT Områdekode Marketing-teamet
Brief Artefakttype Kampagnebrief
ACME Modtager Kundenavn
2026-02-10 Dato Senest ajourført
v02 Version Anden udgave
da Sprog Dansk

Når teamet følger den faste rækkefølge [Kode]_[Emne]_[Modtager]_[Dato]_v01_[Sprog], kan enhver bruger – uanset om filen åbnes fra desktop-synk eller browser – straks afgøre relevans og aktualitet. Samtidig passer navnet inden for længde- og tegnbegrænsningerne i både SharePoint og Google Drive.

Regler 7–12: Formatering, læsbarhed og compliance

Nu hvor de grundlæggende elementer i et filnavn er på plads, gælder det om at formgive dem, så de overlever både systembegrænsninger og menneskelig forvirring. Regler 7-12 sikrer, at navngivningen er teknisk robust, let at aflæse – og juridisk forsvarlig.

  1. Brug bindestreg (-) eller underscore (_) – undgå mellemrum
    Mellemrum bliver tit omskrevet til %20 i links, hvilket gør URL’er ulæselige og øger fejlraten ved copy-paste.
    • Godt: MKT_Pressekit_2025-09-01_v03_en.pdf
    • Dårligt: MKT Pressekit 01-09-2025 final EN.pdf

    Som tommelfingerregel: Brug _ til at adskille hovedfelter og - til at binde ord inden for samme felt: HR_Løn-policy_2026-01-15_v01_da.docx.

  2. Tilladte tegn: a-z, 0-9, - og _
    SharePoint afviser fx * ? & / \ #, mens Google Drive ofte tillader dem – indtil du synkroniserer til Windows eller macOS, hvor filen pludselig “forsvinder”.
    Tilladte tegn Blokerede/risikable tegn
    A-Z a-z 0-9 - _ : & * ? < > \ / | % # { } ~ " ' 🙂

    Emojis og andre Unicode-symboler er sjove, men bliver hurtigt et migrations-mareridt – lad dem blive i chatten.

  3. Maksimum ca. 80 tegn – og det vigtigste først
    Den fulde sti (bibliotek + mapper + filnavn) må i SharePoint ikke overstige 400 tegn, men praktisk begynder problemerne allerede ved 260 i Windows. Holder du filnavnet selv under 80 tegn, er du på sikker grund. Husk: Brug felt-rækkefølgen og korte, men meningsfulde ord – ikke hele sætninger.
  4. Fast rækkefølge: [Kode]_[Emne]_[Dato]_v01_[Sprog]
    En fast syntaks gør det muligt at sortere alfabetisk og stadig få kronologi og versioneret orden.
    • Eksempel: PRJ123_Risk-matrix_2026-04-30_v02_en.xlsx
    • Eksempel: IT_Patch-notat_2025-12-05_v01_da.docx

    Undlad at bytte om på felterne – især dato og version – ellers bryder sorteringen sammen.

  5. Ingen persondata i filnavnet (GDPR)
    Et filnavn skal kunne sendes ukrypteret i en e-mail eller figurere i et dokumentregister uden at udløse databrudspligt.
    • Undgå: HR_Sygemelding_PeterPedersen_2025-03-02.pdf
    • Brug i stedet: HR_Sygemelding_MedarbejderID1234_2025-03-02.pdf

    Personnavne, CPR-numre, helbredsoplysninger, kundekonto-numre m.m. hører hjemme i metadata eller i selve dokumentet – aldrig i navnet.

  6. Konsekvent ental og godkendte forkortelser
    Skift ikke vilkårligt mellem ental og flertal (policy/policies), og brug kun forkortelser, der fremgår af den fælles ordliste.
    • Korrekt: FIN_Rapport_2026-Q1_v01_da.pdf
    • Fejlbehæftet: FIN_Rapporter_Q1-2026_Final.pdf

    Opbyg en levende ordliste pr. afdeling – fx i en delt Excel-fil – og gør den til autoritet for nye filnavne.

Følger du reglerne ovenfor, virker filnavnene på tværs af SharePoint, Google Drive, Windows, macOS og mobil – og kollegerne kan finde, sortere og forstå dokumenterne uden ekstra forklaringer.

Eksempler: Før/efter og skabeloner pr. afdeling

Herunder finder du konkrete eksempler på, hvordan de 12 regler kan omsættes til praksis i fire typiske afdelinger. Eksemplerne viser før– og efter-navne, standardmønstre samt tips til, hvordan man håndterer flere varianter af samme dokument uden at bryde konventionerne.

1. Før/efter-eksempler

Afdeling Før Efter (regel-kompatibelt) Bemærkning
Marketing Brief til kampagne_marts final.docx MKT_Kampagnebrief_2026-03-15_v01_da.docx Projektkode (MKT) + artefakt + dato + versionsnummer
Salg Offer_ACME_v7.pptx SAL_Tilbud_ACME_2026-03-20_v07_da.pptx Kundenavn bevares, men “Tilbud” præciserer dokumenttypen
HR Nyansatteskema Maria (endelig).xlsx HR_OnboardingSkema_EMP4321_2026-03-01_v03_da.xlsx Persondata fjernet – employee-ID erstatter medarbejdernavn
Projekt Gantt chart Rev2.pbix PRJ123_Tidsplan_2026-04-01_v02.pbix Projektkode (PRJ123) + tydelig dokumenttype “Tidsplan”

2. Standardmønstre pr. Afdeling

  1. Marketing
    MKT_[Artefakt]_[Kampagnenavn]_[YYYY-MM-DD]_vXX_[da|en]
    Eksempel: MKT_SoMePlan_LaunchX_2026-02-10_v02_en.xlsx
  2. Salg
    SAL_[Dokumenttype]_[Kunde]_[YYYY-MM-DD]_vXX_[da|en]
    Eksempel: SAL_Kontrakt_NorthWind_2026-05-05_v01_en.docx
  3. HR
    HR_[Proces/Type]_[EmployeeID]_[YYYY-MM-DD]_vXX_[da|en]
    Eksempel: HR_Performancesamtale_EMP5982_2026-11-30_v04_da.docx
  4. Projektstyring
    PRJ###_[Dokumenttype]_[Milestone/Del]_[YYYY-MM-DD]_vXX
    Eksempel: PRJ457_Risikoanalyse_Gate2_2026-07-01_v03.xlsx

3. Sådan håndteres flere varianter af samme dokument

  • Forskellige filformater: Hold basisnavnet identisk – kun filendelsen skifter.
    MKT_Kampagnebrief_2026-03-15_v01_da.docx → PDF-version: MKT_Kampagnebrief_2026-03-15_v01_da.pdf
  • Parallelt sprog: Brug sprogkoden lige før filendelsen.
    SAL_Tilbud_ACME_2026-03-20_v02_en.pptx
  • Flere kreative varianter (fx bannere i forskellige størrelser): Tilføj en variant-suffix efter versionsnummeret.
    MKT_Banner_LaunchX_2026-02-10_v03_da--1080x1080.png
  • Review-kopier med kommentarer: Opret en gren og inkrementér versionsnummeret, men tilføj “review” eller initialer efter variant-suffix.
    PRJ123_Tidsplan_2026-04-01_v02--review_JK.xlsx
  • Endelig publikation: Der findes ingen “_final” – i stedet låses eller “major versions” arkiveres, mens navnet bevarer sidste vXX.

4. Hurtig reference: Tjekspørgsmål til dit filnavn

  1. Starter det med afdeling/projektkode?
  2. Kan man forstå artefaktet uden at åbne filen?
  3. Indeholder det en ISO-dato?
  4. Er versionsnummeret inkrementelt (v01, v02 …)?
  5. Er der kun tilladte tegn (a-z, 0-9, -, _) og ingen mellemrum?
  6. Er længden under 80 tegn, og står det vigtigste først?
  7. Overholder det GDPR – ingen personnavne, CPR eller følsomme data?

Kan du svare ja til alle syv spørgsmål, rammer du sandsynligvis lige i centrum af de 12 regler – og dine kolleger (samt fremtidens søgefunktioner) vil takke dig.

Implementering: Politik, træning og oprydning/migration

En navngivningspolitik bør kunne læses på fem minutter. Den skal svare på: hvorfor (hurtigere søgning, færre dubletter), hvem den gælder for (alle, inkl. eksterne), og hvad der er de 12 regler. Brug gerne denne struktur:

  1. Formål – én sætning.
  2. Omfang – SharePoint, Teams, OneDrive, Google Drive m.fl.
  3. Reglerne – de 12 punkter som punktopstilling.
  4. Roller & ansvar – se “naming champions”.
  5. Hvornår/ hvordan revideres den.

Gem PDF’en i topmappen, tilføj den som fast faneblad i Teams-kanaler og link til den fra intranettet.

2. Ordlisten – Fundamentet for konsekvens

For at undgå vilde forkortelser, skal hver afdeling vedligeholde en centralt styret ordliste. Gem den som Excel/Google Sheet med kolonnerne:

Forkortelse Lang form Afdeling Ejerskab
MKT Marketing Marketing Jane Doe
PRJ123 ERP-implementering PMO John Nielsen

Regel: Nye forkortelser skal godkendes af en “naming champion”, før de kommer i brug.

3. Træning – og udpeg naming champions

  • Onboarding-module (15 min e-learning) til alle nye.
  • Kvartalsvis “lunch & learn” med live-demo af de mest brugte scenarier.
  • Plakat/Cheat sheet på kontorets opslagstavler og som baggrundsbillede i Teams.
  • Naming champions: Én pr. team/afdeling. De
    • er eksperter i ordlisten
    • hjælper ved migrering eller større projekter
    • samler feedback og foreslår forbedringer

4. Oprydning og retro-navngivning

Følg en “K-R-A-D”-model for eksisterende filer:

  1. Keep – filer der allerede følger reglerne.
  2. Rename – filer der skal omdøbes.
  3. Archive – historiske filer, lægges i skrivebeskyttet /Archive.
  4. Delete – dubletter eller ubrugte kladder.

Praktisk fremgangsmåde:

  1. Lav en indholdsrapport (SharePoint Admin Center eller drive audit).
  2. Prioritér de mest traffikerede biblioteker (de første 10 GB giver oftest 80 % af gevinsten).
  3. Kør pilot-renaming med PowerShell/Power Automate eller Apps Script.
  4. Frys redigering (“read-only”) i korte vinduer, så versionshistorik bevares.
  5. Luk sprinten med en checkliste for: links, delinger og integrerede dokumentreferencer.

5. Nedarvede undtagelser – når reglerne ikke kan følges

  • Legal hold / revision: Opret låste områder hvor filnavne ikke ændres.
  • Eksterne systemlinks: Dokumentér filerne i et Exceptions.md i samme mappe.
  • Lang researchdata: Brug metadatafelter for fulde titler, behold kort kode i filnavnet.

Alle undtagelser skal logges i en central liste med begrundelse og ansvarlig person – ellers mister I hurtigt fordelene ved de 12 regler.

Hurtig køreplan

  1. Kickoff-møde: godkend politik og ordliste (uge 0).
  2. Publicér politik + cheat sheet (uge 1).
  3. Træningsrunde 1 + champions udpeges (uge 2-3).
  4. Pilot-oprydning i ét team (uge 4-5).
  5. Feedback & justering (uge 6).
  6. Rul ud til hele organisationen (uge 7+).
  7. Månedlig review og kvartalsvis opdatering af ordliste/politik.

Med en klar politik, engagerede “naming champions” og en styret oprydningsplan bliver navngivningsreglerne mere end gode intentioner – de bliver en naturlig del af jeres digitale arbejdsgang.

Værktøjer, automatisering og tjekliste

Jo færre manuelle klik – desto større overholdelse af reglerne. Her er to hurtige veje til at få maskinen til at gøre det tunge arbejde:

Miljø Værktøj Typisk automatisering
Microsoft 365 / SharePoint Online Power Automate (tidl. Flow) + Content Types + Sensitivity Labels Omdøb, udfyld metadata, flyt til korrekt bibliotek og opret versions­etiketter
Google Workspace / Drive Apps Script + Drive Labels + Template Gallery Automatisk navngivning, tilføjelse af Drive-labels, deling og påmindelser
  1. Trigger: When a file is created in a library.
  2. Condition: Tjek om filen er oprettet i “Marketing Udkast”.
  3. Get file properties for at hente Title, Author, Content Type.
  4. Compose: Byg filnavn = [Kode]_[Emne]_[Dato]_v01_[Sprog] vha. dynamiske felter.
    Eksempel: @{triggerOutputs()?['headers']['x-ms-file-last-modified']} → ISO-dato.
  5. Update file properties: indstil Title og felter som “Dokumenttype”, “Version”.
  6. Move file til biblioteket Marketing » Godkendt.
  7. Send Teams-notifikation til dokument­ejer.

Eksempel 2 – Apps script til drive

// Trigger: on edit eller time-basedfunction autoRename() { const folderId = 'abc123'; const folder = DriveApp.getFolderById(folderId); const files = folder.getFiles(); while (files.hasNext()) { const f = files.next(); if (f.getName().includes('Untitled')) { const meta = f.getLastUpdated(); // dato const proj = 'MKT'; // eller hent fra Sheet const newName = proj + '_Brief_' + Utilities.formatDate(meta, 'GMT+2', 'yyyy-MM-dd') + '_v01_da'; f.setName(newName); f.addLabel('Dokumenttype', 'Brief'); } }}

Skabelonfiler med indlejret metadata

  • Læg skabeloner i et Template Library og lås navngivningsfeltet (Title) til at følge regel 10.
  • Med Content Types (SharePoint) kan du forudfylde felter som “Artefakt” og “Sprog”, så flowet blot læser dem.
  • Google Drive understøtter Template Gallery; opret en “Navngivning starter her”-skabelon med scripts indlejret.

Integration med lister og indholdstyper

  1. Opret en Navngivningsordliste som SharePoint-liste/Google Sheet.
    Felt A = Forkortelse, Felt B = Fuldt navn, Felt C = Afdeling.
  2. Lad flowet slå forkortelser op, så MKT automatisk oversættes til Marketing i metadata.
  3. Tilføj en kolonne “Compliance OK” og lad flowet sætte Ja/Nej. Brug visuelle visninger til at fange afvigelser.

Daglig tjekliste for brugeren

  1. Gem altid nye dokumenter via afdelingens skabelon.
  2. Tjek at alle dele af navnet er på plads før du lukker filen første gang.
  3. Undgå Save As – brug Version History / Fil » Versioner.
  4. Brug “Send til godkendelse” eller Request approvals i stedet for at kopiere filer.
  5. Få vist kolonnen “Compliance OK” – rød betyder, at du skal omdøbe.
  6. Slet eller arkivér tomme/forældede filer på ugentlig basis.

Plakat: Én side, nul undskyldninger

Vi har designet en A3-plakat med de 12 regler, eksempler pr. afdeling og QR-koder til de respektive Power Automate-templates/Apps Scripts. Print den, hæng den ved kaffemaskinen – og brug QR-koderne til at installere automatiseringen på under fem minutter.

Automatisering koster lidt opsætningstid, men den sparer jer et hav af manuelle rettelser og sikre, ensartede filnavne – hver dag.

By På arbejdspladsen